Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Websites und Online-Dienste der Studierendenschaft der NORDAKADEMIE e. V. und ihrer Fachschaften. Sie besteht aus allgemeinen Abschnitten, die für alle Dienste gelten, und aus Abschnitten zu den einzelnen Diensten. Welche Adresse zu welchem Dienst gehört, steht unter Dienste & Geltungsbereich.

Auf einen Blick

• Wir betreiben unsere Dienste selbst auf eigenen Servern in einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Daten verkaufen wir nicht und nutzen sie nicht für Werbung.
• Wir setzen keine Werbe- oder Tracking-Cookies ein. Auf einigen Websites messen wir Reichweite ohne Cookies und ohne Speicherung von IP-Adressen (Reichweitenmessung).
• Für fast alle Dienste nutzt du einen zentralen Account (NAK-Studis-Account, Zentrales Login).
• Daten verlassen die EU nur, wenn du dich bewusst für einen solchen Dienst entscheidest – etwa beim Login mit Discord oder Google, bei Zahlungen mit PayPal oder Stripe oder bei der Verknüpfung deines Riot-Kontos. Die Einzelheiten stehen bei den jeweiligen Diensten und unter Übermittlung in Drittländer.

Verantwortlicher

Studierendenschaft der NORDAKADEMIE e. V.
c/o NORDAKADEMIE – Hochschule der Wirtschaft
Köllner Chaussee 11, 25337 Elmshorn
E-Mail: fachschaft-inf-vorstand@nordakademie.de

Vertretungsberechtigt ist das Studierendenparlament (StuPa) der Studierendenschaft der NORDAKADEMIE e. V.; siehe Impressum. Die Dienste werden ehrenamtlich von der Fachschaft Informatik der NORDAKADEMIE betrieben. Für Datenschutzanfragen zu allen Diensten wende dich bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Hosting und Infrastruktur

Alle Dienste laufen auf einem Server, den wir bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, angemietet haben. Der Server steht im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland). Hetzner stellt nur Hardware, Strom und Netzanbindung bereit; Betriebssysteme und Anwendungen verwalten wir selbst. Hetzner ist insoweit unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Ausnahme ist die Statusseite, die auf einem Hetzner-Server in Helsinki (Finnland, EU) läuft.

Alle Verbindungen zu unseren Diensten sind per TLS (HTTPS) verschlüsselt. Den Datenverkehr nimmt zunächst ein zentraler Reverse Proxy entgegen und leitet ihn an den jeweiligen Dienst weiter.

Domains und DNS: Die meisten unserer Domains sind bei der Porkbun LLC (Portland, USA) registriert, die auch die Namensauflösung (DNS) übernimmt. Dabei werden keine Inhalte oder Nutzerdaten über Porkbun geleitet. Die Domain nak-lan.de wird über Cloudflare aufgelöst und bei Aufruf der Hauptadresse über das Netz von Cloudflare weitergeleitet; siehe LAN-Party.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unserer Dienste.

Server-Protokolle

Bei jedem Aufruf übermittelt dein Browser technisch notwendige Daten, insbesondere deine IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, den Statuscode, die Datenmenge und die Browserkennung (User-Agent).

• Unser zentraler Reverse Proxy führt keine Zugriffsprotokolle.
• Fehlerprotokolle von Proxy und Anwendungen können IP-Adressen und aufgerufene Adressen enthalten. Sie werden größenbegrenzt rotiert (höchstens etwa 30 MB je Dienst) und dabei laufend überschrieben. Wir werten sie nur zur Fehlersuche und zur Abwehr von Angriffen aus.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit und Stabilität der Dienste.

Cookies und lokaler Speicher

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies und Einträge im lokalen Speicher deines Browsers (localStorage/sessionStorage), zum Beispiel:

Ein Einwilligungsbanner ist dafür nicht erforderlich. Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, für die damit verbundene Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Du kannst Cookies in deinem Browser jederzeit löschen; danach musst du dich ggf. neu anmelden.

Reichweitenmessung (Umami)

Auf nak-inf.de und hub.nak-lan.de messen wir mit einer selbst betriebenen Instanz der Open-Source-Software Umami (analytics.nak-inf.de), welche Seiten wie häufig aufgerufen werden.

• Umami setzt keine Cookies und speichert keine IP-Adressen.
• Zur Unterscheidung von Besuchen wird aus Website, IP-Adresse, Browserkennung und einem monatlich wechselnden Zufallswert ein Hash gebildet. Nach dem Wechsel lassen sich Besuche nicht mehr zuordnen.
• Gespeichert werden aufgerufene Seite, Herkunftsseite (Referrer), Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Bildschirmgröße, Sprache sowie das grob ermittelte Land/Region/Stadt. Die Ortsermittlung erfolgt lokal auf unserem Server; es werden keine Daten an Dritte übermittelt.
• Session-Aufzeichnungen und Heatmaps sind nicht aktiviert.

Wenn du die Erfassung verhindern möchtest, kannst du Anfragen an analytics.nak-inf.de mit einem Inhaltsblocker unterbinden; die Websites funktionieren dann weiterhin vollständig. Die Statistik sieht nur der Vorstand der Fachschaft Informatik. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin zu verstehen, welche Inhalte genutzt werden, um das Angebot zu verbessern. Du kannst dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Widerspruchsrecht).

Schriftarten

Unsere Websites laden Schriftarten grundsätzlich von unseren eigenen Servern. Ausnahme: Die Seiten accounts.nak-studis.de und teleschnak.nak-inf.de binden derzeit Schriftarten von Google Fonts ein (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Beim Aufruf dieser Seiten stellt dein Browser eine Verbindung zu Servern von Google her; dabei wird deine IP-Adresse an Google übermittelt, auch in die USA (Drittländer). Cookies setzt Google Fonts nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (einheitliche Darstellung). Wir stellen auch diese Seiten auf selbst gehostete Schriftarten um.

E-Mails, die wir dir senden

System-E-Mails (z. B. Bestätigungscodes, Einladungen, Bestellbestätigungen, Passwort-Zurücksetzen) versenden wir über unseren eigenen Mailserver (mx.stupanak.de). Wir verwenden deine E-Mail-Adresse nur für den jeweiligen Zweck und nicht für Werbung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn du uns kontaktierst

Wenn du uns per E-Mail, über Discord oder auf anderem Weg kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben, um dein Anliegen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Wir löschen die Korrespondenz, wenn sie nicht mehr benötigt wird, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Zentrales Login (NAK-Studis-Account)

Adressen: portal.nak-studis.de (Login und Registrierung, Software: authentik), accounts.nak-studis.de (Infoseite zum Account)

Über dieses System meldest du dich bei fast allen Diensten an (Single Sign-On). Die angebundenen Dienste erhalten beim Login nur die Daten, die sie brauchen, in der Regel Benutzername, Name, E-Mail-Adresse und Gruppenzugehörigkeiten.

Verarbeitete Daten: Benutzername, Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als sicherer Hash), ggf. Passkeys bzw. zweite Faktoren, Gruppen und Rollen (z. B. Fachschaft, Vorstand, Teams), Angaben aus der Registrierung (z. B. Fachschaft, Jahrgang), verknüpfte Logins von Google oder Discord sowie ein Ereignisprotokoll (Anmeldungen, Fehlversuche, Änderungen am Account, jeweils mit IP-Adresse und Browserkennung).

Registrierung: Neue Accounts werden zunächst inaktiv angelegt und erst nach Bestätigung der E-Mail-Adresse bzw. Freigabe durch den Vorstand aktiviert. Nicht bestätigte Registrierungen werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.

Login mit Google oder Discord (optional): Du kannst dich statt mit Passwort auch über dein Google- oder Discord-Konto anmelden. Dabei wirst du zum jeweiligen Anbieter weitergeleitet, der uns nach deiner Zustimmung deine Konto-ID, deinen Namen und deine E-Mail-Adresse übermittelt. Anbieter sind die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, und die Discord Netherlands B.V., Schiphol Boulevard 195, 1118 BG Schiphol, Niederlande. Beide können Daten an ihre Muttergesellschaften in den USA übermitteln (Drittländer). Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du durch Wahl dieser Login-Methode erteilst und jederzeit durch Trennen der Verknüpfung widerrufen kannst.

Profilbilder: Für das Profilbild prüft das Login-System, ob zu deiner E-Mail-Adresse ein Bild beim Dienst Gravatar der Automattic Inc. (USA) hinterlegt ist. Dazu wird ein Hash deiner E-Mail-Adresse an Gravatar übermittelt und das Bild von dort geladen, wobei auch deine IP-Adresse an Gravatar gelangt. Ist kein Gravatar vorhanden, werden deine Initialen angezeigt.

Speicherdauer: Account-Daten speichern wir, solange dein Account besteht. Sitzungen laufen nach spätestens 3 Tagen ab. Das Ereignisprotokoll wird nach 365 Tagen gelöscht; beim Löschen deines Accounts werden die zugehörigen Ereignisse sofort mitgelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der Dienste, die du nutzt; für Mitglieder das Mitgliedschaftsverhältnis), für das Ereignisprotokoll Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit, Missbrauchserkennung).

Website der Fachschaft Informatik

Adressen: nak-inf.de (inkl. /onboard, /account, /aktuelles, /bibliothek), beta.nak-inf.de (Testversion), bib.nak-inf.de (Bibliotheks-Schnittstelle)

Öffentliche Seiten: Beim reinen Lesen der Website verarbeiten wir nur die unter Server-Protokolle und Reichweitenmessung genannten Daten. Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen. Der Status-Hinweis auf der Startseite wird über unseren eigenen Server von unserer Statusseite abgefragt.

Onboarding (Mitgliedsantrag)

Über /onboard kannst du die Mitgliedschaft in der Fachschaft Informatik beantragen.

• Daten: Vor- und Nachname, NAK-E-Mail-Adresse, Matrikelnummer, Studiengang, Jahrgang, optional dein GitHub-Benutzername samt Konto-ID, die Angabe, wie du auf uns aufmerksam geworden bist, der Zeitpunkt deiner Einwilligung sowie Bearbeitungsstatus und bearbeitendes Vorstandsmitglied.
• Ablauf: Wir senden einen Bestätigungscode an deine NAK-E-Mail-Adresse und prüfen dazu, ob die Domain E-Mails empfangen kann. Der Vorstand prüft den Antrag; bei Annahme wird dein NAK-Studis-Account eingerichtet bzw. freigeschaltet. Wenn du deinen GitHub-Benutzernamen verknüpfst, laden wir dich über die GitHub-Schnittstelle in die GitHub-Organisation der Fachschaft ein.
• Zweck und Rechtsgrundlage: Aufnahme und Verwaltung der Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie deine Einwilligung für freiwillige Angaben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Mitgliederkonto

Im Bereich /account meldest du dich mit deinem NAK-Studis-Account an. Wir speichern dort deine Account-ID, Name, E-Mail-Adresse, deine Interessen und Benachrichtigungseinstellungen sowie – nur wenn du sie selbst verknüpfst – deinen Discord- und GitHub-Benutzernamen samt Konto-ID. Die Verknüpfung erfolgt über die Login-Schnittstelle (OAuth) des jeweiligen Anbieters; dabei werden nur deine öffentlichen Profilinformationen abgefragt. Außerdem kannst du Bestellungen aus unseren Shops deinem Konto zuordnen; dazu gleichen wir die E-Mail-Adresse der Bestellung mit dem Shop ab.

Auskunft, Export und Löschung sind direkt im Konto unter „Konto & Datenschutz“ möglich. Die Löschung dort entfernt deine Daten auf der Website; deinen NAK-Studis-Account löschen wir auf Wunsch zusätzlich (E-Mail an fachschaft-inf-vorstand@nordakademie.de).

Bibliothek

Unter /bibliothek kannst du als Mitglied wissenschaftliche Literatur aus dem frei verfügbaren OpenAlex-Datenbestand durchsuchen, den wir auf unserem eigenen Server vorhalten. Frei zugängliche PDFs ruft unser Server beim Verlag ab und leitet sie an dich weiter; deine IP-Adresse wird dabei nicht an den Verlag übermittelt. Suchanfragen werden nicht dauerhaft gespeichert.

Veranstaltungen

Die Veranstaltungsdaten auf /aktuelles stellen wir über eine öffentliche Schnittstelle auch anderen Websites der Studierendenschaft (z. B. stupanak.de, nak-lan.de) zur Verfügung. Personenbezogene Daten sind darin nicht enthalten, außer Namen von Ansprechpersonen, die der Vorstand bewusst einträgt.

Speicherdauer: Mitgliedsdaten speichern wir für die Dauer der Mitgliedschaft und löschen sie danach, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Abgelehnte oder nicht abgeschlossene Anträge löschen wir, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

Website des StuPa (stupanak.de)

Adresse: stupanak.de

Die Website zeigt Veranstaltungen der Studierendenschaft und ihrer Fachschaften. Zusätzlich lädt unser Server Veranstaltungen von nak-inf.de nach; dein Browser stellt dabei keine Verbindung zu Dritten her. Beim Besuch werden nur die unter Server-Protokolle genannten Daten verarbeitet; eine Reichweitenmessung findet nicht statt.

Ein Login gibt es nur für Vorstände der Fachschaften, die Veranstaltungen pflegen. Dabei wird über das Zentrale Login ein Sitzungs-Cookie (gültig 3 Tage) mit Name, E-Mail-Adresse und Gruppenzugehörigkeit gesetzt; eine eigene Nutzerdatenbank gibt es nicht.

LAN-Party (nak-lan.de)

Adressen: nak-lan.de, hub.nak-lan.de (LAN-Hub), api.nak-lan.de (Schnittstelle), Discord-Bot auf dem LAN-Party-Discord

Cloudflare: Die Hauptadresse nak-lan.de wird über das Netz der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, ausgeliefert und auf den LAN-Hub weitergeleitet. Dabei verarbeitet Cloudflare deine IP-Adresse und technische Verbindungsdaten. Der LAN-Hub selbst läuft auf unserem Server. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zuverlässige Erreichbarkeit).

Login mit Discord: Der LAN-Hub nutzt ausschließlich den Login über Discord. Dabei erhalten wir deine Discord-ID, deinen Benutzernamen, dein Avatar und die Information, ob du Mitglied des LAN-Party-Servers bist.

Verarbeitete Daten: Discord-ID, Benutzername, Avatar-Adresse, Rolle, optional Profiltext, verknüpfte Spielkonten (Riot-ID mit Rang-Informationen, Minecraft-Name und -UUID), Turnier-Anmeldungen und -Ergebnisse, Punkte, Abstimmungen, Gesuche nach Mitspielenden, Erinnerungen, hochgeladene Fotos und Clips sowie Feedback (auf Wunsch anonym). Dein Profil mit Benutzername, Avatar, Profiltext, Spielkonten und Turnierergebnissen ist für andere Besucher sichtbar.

Drittanbieter:

• Discord (Discord Netherlands B.V. / Discord Inc., USA): Login, Bot auf dem LAN-Discord, Profilbilder. Avatare werden direkt von cdn.discordapp.com geladen, wodurch deine IP-Adresse an Discord gelangt.
• Riot Games, Inc., 12333 W. Olympic Blvd, Los Angeles, CA 90064, USA: Wenn du dein Riot-Konto verknüpfst, fragen wir über die offizielle Schnittstelle deine Konto-Kennung und deinen Rang ab.
• Mojang AB (Microsoft), Stockholm, Schweden: Abgleich von Minecraft-Name und -UUID.

Speicherdauer: Solange dein Profil besteht. Gesuche nach Mitspielenden laufen automatisch ab. Eine Löschung deines Profils oder einzelner Inhalte nehmen wir auf Anfrage per E-Mail an fachschaft-inf-vorstand@nordakademie.de vor.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Teilnahme an LAN-Party und Turnieren), für freiwillige Angaben und verknüpfte Spielkonten Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ticket- und Merch-Shops

Adressen: shop.nak-inf.de (Fachschaft Informatik), shop.nak-bwl.de (Fachschaft BWL), shop.stupanak.de (Studierendenparlament); Software: pretix, selbst betrieben

Über die Shops verkaufen die Fachschaften Tickets für Veranstaltungen und Merch-Artikel. Die Vertragsbedingungen stehen in den AGB.

Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, bei Versand die Lieferanschrift, bei einzelnen Veranstaltungen weitere abgefragte Angaben (z. B. Ticket-Name), bestellte Artikel, Größen und Mengen, Bestell- und Zahlungsstatus sowie Rechnungsdaten. Bestellungen erfolgen ohne Kundenkonto. Im Shop werden nur technisch notwendige Cookies gesetzt.

Zahlung: Je nach Veranstaltung kannst du per Kreditkarte und weiteren Zahlarten über Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland), über PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, 2449 Luxemburg) oder per Überweisung bezahlen. Bei Stripe lädt die Bezahlseite ein Skript direkt von Stripe, wodurch deine IP-Adresse und Browserdaten an Stripe übermittelt werden; bei PayPal wirst du zu PayPal weitergeleitet. Beide Anbieter verarbeiten die Zahlungsdaten als eigene Verantwortliche und können Daten in die USA übermitteln. Vollständige Kartendaten erhalten wir nicht.

Versand: Wählst du bei Merch-Artikeln den Versand, übermitteln wir Name und Lieferanschrift an die DHL Paket GmbH, Sträßchensweg 10, 53113 Bonn, zur Zustellung.

Speicherdauer: Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir nach § 147 AO und § 257 HGB acht Jahre auf (ab Ende des Kalenderjahres). Sonstige Bestelldaten löschen wir, sobald sie für die Abwicklung und etwaige Gewährleistung nicht mehr benötigt werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Aufbewahrungspflichten).

E-Mail-Postfächer

Adressen: mx.stupanak.de (Mailserver und Webmail, Software: mailcow), Postfächer unter u. a. nak-studis.de, nak-inf.de, nak-bwl.de, stupanak.de

Mitglieder und Gremien erhalten auf Wunsch ein Postfach. Wir verarbeiten dabei Name, Postfachadresse, die E-Mails selbst, Kontakte und Kalender (falls genutzt) sowie Verbindungsprotokolle des Mailservers. Eingehende E-Mails werden automatisch auf Spam und Schadsoftware geprüft. Dabei werden Absender-IP-Adressen und Prüfsummen (Hashes) einzelner Nachrichtenbestandteile bei öffentlichen Spam- und Reputationslisten abgefragt; die Inhalte der E-Mails verlassen unseren Server dabei nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Spamprüfung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Postfächer löschen wir nach Ende der Mitgliedschaft bzw. Amtszeit nach vorheriger Ankündigung.

Formulare und Umfragen

Adressen: forms.nak-inf.de, forms.nak-studis.de (Software: Formbricks, selbst betrieben)

Fachschaften und Gremien führen hier Umfragen und Anmeldungen durch. Welche Angaben erhoben werden, steht im jeweiligen Formular; viele Umfragen sind anonym. Bei einigen Umfragen ist eine Anmeldung mit deinem NAK-Studis-Account erforderlich. Dann wird deine Antwort deinem Account zugeordnet, damit z. B. nur Berechtigte teilnehmen oder Mehrfachteilnahmen verhindert werden. Hochgeladene Dateien speichern wir auf unserem eigenen Server. Die Übermittlung von Nutzungsstatistiken an den Hersteller ist abgeschaltet.

Verantwortlich für Inhalt und Auswertung einer Umfrage ist das Organ, das sie erstellt hat. Rechtsgrundlage ist je nach Umfrage deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder die Durchführung einer Anmeldung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Antworten werden gelöscht, wenn der Zweck der Umfrage erfüllt ist.

Dienste für Mitglieder

Die folgenden Dienste stehen nur angemeldeten Mitgliedern bzw. Teams zur Verfügung. Der Login erfolgt über das Zentrale Login. Verarbeitet werden jeweils deine Account-Daten (Name, Benutzername, E-Mail, Gruppen), die Inhalte, die du selbst einstellst, sowie technische Protokolle. Die Inhalte sind für die Personen sichtbar, mit denen du sie teilst bzw. die Zugriff auf denselben Bereich haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des Dienstes im Rahmen der Mitgliedschaft bzw. Gremienarbeit). Daten werden gelöscht, wenn du deinen Account löschen lässt bzw. wenn sie für die Arbeit des jeweiligen Teams nicht mehr benötigt werden.

Wiki

wiki.nak-studis.de (Software: Outline). Dokumentation, Protokolle und Wissenssammlung. Dokumente zeigen an, wer sie erstellt und bearbeitet hat. Anhänge liegen auf unserem eigenen Speicher (minio.nak-inf.de).

Cloud-Speicher

cloud.nak-studis.de (Software: Nextcloud). Ablage und Teilen von Dateien in persönlichen Ordnern und Gruppenordnern. Über öffentliche Freigabelinks können auch Personen ohne Account auf freigegebene Dateien zugreifen.

Projektplattform

project.nak-studis.de (Software: OpenProject). Planung von Projekten und Aufgaben mit Zuständigkeiten, Kommentaren und Zeitangaben.

Overleaf

overleaf.nak-studis.de (Software: Overleaf Community Edition). Gemeinsames Schreiben von LaTeX-Dokumenten. Gespeichert werden deine Projekte, deren Änderungsverlauf und die Personen, mit denen du sie teilst.

Passwortmanager

vault.nak-studis.de (Software: Vaultwarden). Ablage von Zugangsdaten für Teams. Die Tresorinhalte werden in deinem Browser bzw. deiner App verschlüsselt; wir können sie nicht lesen. Gespeichert werden außerdem deine E-Mail-Adresse, Geräteinformationen und Zeitpunkte der Nutzung.

NAK Lab

lab.nak-studis.de sowie ein Discord-Bot. Studierende können für eigene Projekte virtuelle Maschinen und Shell-Accounts beantragen. Verarbeitet werden Discord-ID, Account-Daten, deine Zustimmung zur Nutzungsordnung, Anträge (Projekt, Zweck), öffentliche SSH-Schlüssel, Ressourcen-Messwerte, Hinweise bei Verstößen gegen die Nutzungsordnung sowie ein Protokoll aller Verwaltungsvorgänge. Rohe Messwerte werden nach 14 Tagen gelöscht. Wird ein Projekt nicht mehr benötigt, steht es noch 7 Tage zum Download bereit und wird danach mit allen Daten gelöscht. Die Kommunikation läuft teilweise über Discord (Drittländer).

Zeiterfassung (timetrack)

timetrack.nak-studis.de. Erfassung von Arbeitszeiten für Projekte. Gespeichert werden Account-Daten, Projekte, Zeiteinträge mit Notizen und Zeitpunkt des letzten Logins. Die Mitglieder einer Gruppe sehen die zusammengeführten Zeiten der Gruppe; ausdrücklich berechtigte Gruppen können auch die Zeiten anderer Teams einsehen. Die Sitzung läuft nach 30 Tagen ab. Du kannst deine Daten im Dienst selbst exportieren und löschen.

TeleSchNAK

teleschnak.nak-inf.de. Koordination der Sponsoren-Anrufaktion der Fachschaft Informatik. Gespeichert werden Account-Daten und, mit Zeitstempeln, wann Teilnehmende als „im Gespräch“ oder „frei“ markiert sind. Eine Übersicht mit Namen und aktuellem Status kann über einen Freigabe-Link (z. B. auf einem Bildschirm vor Ort) ohne Login angezeigt werden. Die Daten dienen nur der Koordination der Aktion und nicht der Leistungsbewertung einzelner Personen; wir löschen sie, sobald sie für die Auswertung der jeweiligen Aktion nicht mehr benötigt werden.

Minecraft- und Gameserver

Adressen: Gameserver der Fachschaft, panel.nak-inf.de (Server-Verwaltung, Software: Pelican), verify.nak-inf.de (Verifizierung), packs.nak-inf.de und datapacks.nak-inf.de (Downloads)

Auf den Gameservern verarbeiten die Server zwangsläufig deinen Spielernamen, deine Minecraft-UUID, deine IP-Adresse, Spielstände sowie Chat- und Serverprotokolle. Diese Protokolle nutzen wir nur zur Moderation und Fehlersuche. Zugelassene Spieler werden auf einer Whitelist geführt.

Verifizierung: Über verify.nak-inf.de verknüpfst du deinen Minecraft-Account mit deinem NAK-Studis-Account, um auf die Whitelist zu kommen. Dazu speichern wir die Zuordnung von Account und Minecraft-Name/-UUID.

Server-Panel: Wer einen eigenen Gameserver verwalten darf, meldet sich am Panel über das Zentrale Login an; gespeichert werden Account-Daten, Berechtigungen und Aktivitätsprotokolle der Serververwaltung.

Downloads (Ressourcenpakete) werden ohne Anmeldung ausgeliefert; dabei fallen nur die unter Server-Protokolle genannten Daten an.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der Server), für Moderations- und Sicherheitsprotokolle Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Finanz- und Buchhaltungssysteme

Adressen: erp.nak-studis.de (Software: ERPNext), budget.nak-inf.de, budget.nak-bwl.de (Software: Firefly III)

Nur für Vorstände und Kassenwarte. Wir führen hier die Buchhaltung des Vereins. Dabei verarbeiten wir Daten von Mitgliedern, Käuferinnen und Käufern, Zahlungspflichtigen und Geschäftspartnern, soweit sie in Rechnungen, Belegen und Zahlungen enthalten sind (Name, Anschrift, Bankverbindung, Beträge, Verwendungszweck). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Buchungsbelege bewahren wir acht Jahre, Jahresabschlüsse und Bücher zehn Jahre auf.

Statusseite

Adresse: status.nak-inf.de (Software: Uptime Kuma)

Die Statusseite zeigt öffentlich, ob unsere Dienste erreichbar sind. Sie läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Helsinki (Finnland, EU). Beim Aufruf werden nur die technisch notwendigen Verbindungsdaten verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Reichweitenmessung – Verwaltung

Adresse: analytics.nak-inf.de

Hier werten berechtigte Vorstandsmitglieder die Reichweitenmessung aus. Die Anmeldung erfolgt über das Zentrale Login.

Interne Verwaltungsdienste

Adressen: u. a. coolify.nak-inf.de (Deployment), nginx.nak-inf.de (Reverse Proxy), mango.nak-inf.de (Virtualisierung), n8n.nak-inf.de (Automatisierung), authdash.nak-inf.de (Verwaltung des Logins)

Diese Dienste nutzen nur die Administratorinnen und Administratoren der Fachschaft Informatik. Dabei werden deren Account-Daten und Aktivitätsprotokolle verarbeitet. Das Automatisierungswerkzeug n8n kann technische Nutzungsstatistiken ohne Inhaltsdaten an den Hersteller n8n GmbH, Berlin, übermitteln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betrieb der Infrastruktur).

Externe Plattformen und Links

Die Fachschaften sind auch auf Plattformen Dritter aktiv, etwa auf Discord, GitHub, WhatsApp und Instagram. Auf unseren Websites verlinken wir diese nur; es werden keine Inhalte eingebettet und keine Daten übertragen, solange du den Link nicht anklickst. Wenn du diese Plattformen nutzt, gelten deren Datenschutzbestimmungen. Für Seiten bzw. Server, die wir dort betreiben, können wir mit dem jeweiligen Anbieter gemeinsam verantwortlich sein (Art. 26 DSGVO); deine Rechte kannst du dann auch uns gegenüber geltend machen.

Übermittlung in Drittländer

Einige der oben genannten Anbieter haben ihren Sitz in den USA oder übermitteln Daten dorthin: Google, Discord, GitHub, Cloudflare, Automattic (Gravatar), Stripe, PayPal, Riot Games und Porkbun. Wir nutzen diese Anbieter nur dort, wo es für die jeweilige Funktion nötig ist oder du dich bewusst dafür entscheidest. Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework, Art. 45 DSGVO) für Unternehmen, die danach zertifiziert sind. Soweit ein Anbieter nicht zertifiziert ist, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) bzw. – bei Diensten, die du ausdrücklich auswählst – zur Erfüllung des von dir gewünschten Dienstes (Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Speicherdauer allgemein

Soweit oben keine konkrete Frist genannt ist, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, und löschen sie danach, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 147 AO, § 257 HGB) entgegenstehen.

Deine Rechte

Du hast uns gegenüber jederzeit das Recht auf

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Eine formlose E-Mail an fachschaft-inf-vorstand@nordakademie.de genügt. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Damit wir keine Daten an Unberechtigte herausgeben, können wir dich bitten, deine Identität nachzuweisen, zum Beispiel durch eine E-Mail von der Adresse deines Accounts.

Widerspruchsrecht

Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist das Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel, E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de, https://www.datenschutzzentrum.de.

Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen

Die Nutzung unserer Websites ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Für Dienste mit Login, für Bestellungen und für die Mitgliedschaft sind die jeweils als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben erforderlich; ohne sie können wir den Dienst nicht bereitstellen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.